Conseils - 17 septembre 2024 - 2
Réserver une salle pour un événement, qu'il s'agisse d'un mariage, d'une soirée ou d'une célébration familiale, est une étape cruciale qui demande une attention particulière.
Pour éviter les mauvaises surprises et s'assurer que tout se passe comme prévu, il est essentiel de poser les bonnes questions au gestionnaire du lieu avant de signer le contrat. Voici une checklist détaillée pour vous guider dans ce processus :
Disponibilité et capacité
Assurez-vous que la salle soit disponible à la date souhaitée et qu’elle puisse accueillir confortablement tous les invités.
Tarifs et frais supplémentaires
Demandez un devis détaillé incluant tous les frais, et renseignez-vous sur les coûts supplémentaires potentiels, comme le nettoyage ou l’engagement d’un agent de sécurité.
Services et équipements inclus
Vérifiez ce qui est compris dans la location : tables, chaises, sonorisation, etc. Pensez aussi à demander si un service de restauration est proposé ou s’il est nécessaire de faire appel à un traiteur.
Conditions de réservation et d’annulation
Prenez connaissance du montant de l’acompte, des modalités de paiement ainsi que de la politique d’annulation et demandez la preuve que le lieu est bien classé ERP (le lieu doit vous fournir un document, vous pouvez lui demander, c’est obligatoire pour recevoir des événements).
Accessibilité et logistique
Veillez à ce que la salle soit facilement accessible pour vos invités, avec des possibilités de parking et une bonne accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Informez-vous également des horaires de disponibilité de la salle.
Restrictions et règlement Intérieur
Demandez s’il existe des restrictions éventuelles concernant la décoration, la musique, ou l’utilisation de certains équipements.
Visite du lieu
Pour finir, planifiez une visite du lieu pour vérifier que tout est conforme à vos attentes, n’oubliez pas qu’une inspection en personne vaut mieux que mille promesses sur papier !
En posant ces questions, vous pourrez réserver la salle qui correspond parfaitement à vos besoins et garantir un événement sans accroc. Cette approche vous permettra de rester serein et de vous concentrer sur les autres aspects de votre organisation.
